Astri Larssen ved Leselysthuset AS i Nordland har både gode og dårlige opplevelser knyttet til offentlige anbud. To ganger har hun vunnet anbudskonkurransen. En gang måtte hun gi tapt i konkurransen mot en stor nasjonal aktør.

I 2011 leverte Leselysthuset inn sitt første anbud til Nordland fylkeskommune om leveranse av skolebøker til videregående skoler i Salten. Hun vant konkurransen og leverte bøker fram til 2015.

Ved neste anbudsrunde nådde Leselysthuset ikke opp i anbudskonkurransen. Bokhandelen måtte  satse på andre forretningsområder for å kompensere omsetningstapet – med blandet resultat. Resultatet ble fire magre år med fallende omsetning og inntjening.

Da det ble utlyst nytt anbud i 2019, tvilte Astri seg fram til å prøve på nytt. Denne gangen lyktes det. Nå kunne Leselysthuset glede seg over en betydelig omsetningsøkning de neste fire årene.

I omsetning representerer avtalen med fylkeskommunen en vekst på ca. 4 mill. kr. årlig i fire år. Det vil si mer enn en dobling av omsetningen og en resultatforbedring på i rundt. 800 000 kr i 2020.

Dele opp anbudet

Innkjøpsleder Hans Jørgen Kibsbgård i Nordland fylkeskommunen opplyser at de forsøker å tilrettelegge for mindre aktører ved å dele opp anbudsområdene i regioner. Konkurransekriteriene er slik at pris teller 70 prosent og leveranse teller 30 prosent.

Erfaringene til fylkeskommunen er at store nasjonale aktørene har en mer effektiv drift og logistikk enn mindre aktører. Derfor vinner de ofte anbudskonkurransene.

Nordland fylkeskommune ønsker å bidra til opprettholdelse av lokale bokhandlere, men anbudsreglene gir begrensede muligheter. Siste anbudsrunde var i så måte et unntak, der flere lokale leverandører ble valgt.

Sikret økonomien

Astri Larssen forteller at avtalen med fylkeskommunen om salg av skolebøker til seks videregående skoler sikrer økonomien for bokhandelen. Avtalen har også gitt mulighet for å utvide med ett årsverk i bedriften.

Avtalen med fylkeskommunen har også gitt positiv effekt utover det avtalte salget av skolebøker. Bokhandelen har løpende oppfølging av bibliotekarene på de seks skolene for å gi god service og imøtekomme behov utover anbudsleveransene. Det handler om å registrere behov, bygge relasjoner og stille seg tilgjengelig for ordinært skolebiblioteksalg – utenom anbudet. Ulike typer mersalg representerer en ekstra omsetning på anslagsvis 200 000 kr i året.

– Kontakten med skolene gir også økt kunnskap om ny litteratur, ungdomslitteratur og relevant sakprosa for ungdom. Dette er viktig både for bokhandelen og for våre øvrige kunder, sier Astri Larssen.

Mye arbeid

– Oppdraget krever mye arbeid i perioden fra mai til skolestart. Men det er absolutt håndterbart, sier hun.

Den erfarne bokhandleren legger ikke skjul på at arbeidet med å levere et offentlig anbud kan virke overveldende, med krav til dokumentasjon og vedlegg. Men rådet er å følge oppskrifta trinn for trinn  og starte på første punkt i kravspesifikasjonen. Når en først har gjort det en gang, så går det mye lettere neste gang.

Astri Larssen ved Leselysthuset har levert inn tilbud på levering av skolebøker tre ganger. Her forteller hun om sine erfaringer:

– Hva er nøkkelen for å vinne en anbudskonkurranse?

– Det viktigste er å treffe på pris. Du må tjene penger samtidig som du konkurrerer med store nasjonale leverandører. Mitt råd er at du ikke skal være redd for å fremheve egne fordeler. Vær konkret på hva du kan tilby som lokal leverandør.

Det er veldig viktig at du kan levere et komplett anbud der alt er på plass. Det er ikke rom for feil i offentlige anbud. Første gangen vi deltok i anbudskonkurranse, var det blod, svette og tårer. Siste gangen var det på langt nær så spesielt krevende.

– Har du fått hjelp fra andre?

– Vi har brukt Saltdal Utvikling KF som hjelper for å holde framdrift i arbeidet. Dette er et kommunalt utviklingsselskap. Vi har også holdt kontakt med andre bokhandlere som var i samme prosess.

– Hvar var motivasjonen for å delta i anbudskonkurranse?

– Etter at forrige anbud var over, opplevde vi et fall i omsetningen som gjorde det vanskelig å oppnå en forsvarlig drift. Volumet ble for lavt til å kunne forsvare våre økonomiske forpliktelser.

Leveranse av bøker til videregående skoler var en mulighet for å få et nytt markedsgrunnlag for å kunne drive videre, og å utvikle nye forretningsområder som gir bedriften nytt grunnlag for drift også uten leveranser til videregående skoler.

Dessuten er muligheten for å vinne i konkurranse med nasjonale aktører i seg selv motiverende.

– Hvordan har det vært å håndtere så mange skolebøker på toppen av vanlig bokhandeldrift?

– Store volum gjorde det nødvendig med ekstra areal. Vi valgte å ikke blande skolebøkene sammen med øvrig virksomhet. Når bøkene kommer til oss, er det behov for ompakking etter skolens bestilling. Vi må også legge på strekkoder som identifiserer bok og skole. Så må bøkene distribueres  til skolene.

Arbeidet med skolebøkene foregår løpende fra ultimo juni til begynnelsen av september. I tillegg kommer ny hovedordre ved årsskiftet, samt jevnlig supplering. Arbeidet krever stort fokus i den perioden det foregår.

– Hva har bokhandelen oppnådd gjennom denne avtalen?

– Anbudet har sikret vår økonomi. Leselysthuset ville ikke ha drevet videre uten denne avtalen. Nå har vi fått større handlingsrom til å kunne utvikle bedriften. Vi har også fått bedre samarbeidsforhold med viktige kunder og en anerkjennelse i lokalmiljøet som gir effekt markedsmessig. Men vi har også fått mindre fritid og ferie…

– Hvilke råd vil du gi til andre som ønsker å delta i en anbudskonkurranse?

– Ikke vær redd for å spørre andre bokhandler som har gjort dette før. Det gjelder også andre bedrifter i andre bransjer som har deltatt i lignende anbudskonkurranser. Folk deler gjerne av sin kunnskap og erfaring.

Det er veldig viktig å følge oppskrifta og levere et komplett tilbud. Arbeid systematisk og ta en ting om gangen. Dobbeltsjekk og få gjerne andre til å sjekke at anbudet er komplett før du leverer det inn. Suksessen ligger i stayerevne og grundig arbeid, sier Astri Larssen.