Offentlege innkjøp i distriktsbutikken

Distriktsbutikkane slit med å komme inn på marknaden for kjøp frå det offentlege.  Måten dei offentlege anbodsordningane er innretta på, samt samarbeid mellom fleire kommunar om innkjøp, gjer til at anboda vert så store at dei vert vanskeleg å handtere for små bedrifter.

Det er forståeleg at det offentlege ønskjer større anbod for å få lågare pris, men konsekvensane for lokalt næringsliv kjem gjerne ikkje med i vurderinga.  Sterkt prisfokus gjer det vanskeleg for dei små bedriftene å komme med.

SKRIV UT: Offentlege innkjøp i distriktsbutikken (pdf)

Distriktskommunar som gjennomfører offentlege innkjøp i eigen regi, står friare til å bestemmer kva for kriterium som skal leggjast til grunn for å vurdere anbod. «Nytteverdi» eller «samfunnsnytte» kan brukast som tildelingskriterium, i tillegg til pris, kvalitet og leveringstryggleik.

Vanskeleg å få gjennomslag

Merkur gjennomførde i 2014-15 eit prosjekt for å sjå på korleis distriktsbutikken kan få offentlege innkjøp.  Prosjektet hadde som mål leggje til rette for anbodsinnlevering og byggje opp kompetanse om det handlingsrommet som finst innanfor regelverket.

Det var viktig å få ein god dialog med kommunane og få til meir nyanserte tildelingskriterium som legg til rette for at også små lokale bedrifter kan nå fram med sine anbod. Vidare ønskte ein å tydeleggjere at lokal handel byggjer opp lokalsamfunnet og at lokale bedrifter er minst like gode på kvalitet som andre bedrifter. Dersom ein legg eit breiare samfunnsmessig perspektiv til grunn for innkjøpet, vil lokale bedrifter ofte også komme ut som den mest økonomisk fordelaktige løysinga for kommunen.

 I prosjektet samarbeidde ein med innkjøpsavdelinga i Sogn og Fjordane fylkeskommune for å klarlegge premissane for offentlege innkjøp.  Det vart klargjort anbodspapir for skulefrukt slik at lokale butikkar kunne gje anbod for leveransar innan ein prøvekommune. Fem som alle har skular tett ved, leverte anbod. Men butikkane nådde ikkje fram. Oppdraget gjekk eit engrosfirma som tidlegare hadde leveransen.

Viktige erfaringar

Sjølv om distriktsbutikkane ikkje nådde fram med offentlege innkjøp gjennom dette prosjektet, fekk ein mange nyttige erfaringar. 

1. Kommunar og fylke er opptatt av at også små leverandørar skal få mulegheit tilgje anbod.  Det offentlege har som erklært politikk at ein skal vere med å utvikle leverandørane, også dei små.  Det skal vere muleg for dei små også å kunne gje anbod.  Dette er eit positivt utgangspunkt og Merkur vart godt mottatt både på fylket og i dialogen med ordførar og rådmann i den aktuelle kommunen. 

2. Erfaringar viser at det er vanskeleg å nå fram anbod på skulefrukt, sjølv om butikkane gjekk saman og gav pris.  Fylket valde ein grossist som leverandør på ein større del av fylket, inkludert den aktuelle kommunen.

3. Utgangspunktet for anbodsprosessen er viktig. Det var fylkeskommunen som lyste ut anbodet på skulefrukt og dei fleste kommunane i fylket var omfatta gjennom den fylkeskommunale innkjøpsordninga. Jobben vart såleis større, og ein stor grossist såg på dette som ein stor leveranse og kunne presse prisane.  Dei små butikkane tapte dermed anbodet.  Fylket nyttar nokså ordinære tildelingskriterier som pris, kvalitet og leveringstryggleik, men tek ikkje omsyn til om kommunen lir tap på lokalssamfunnsutvikling som følgje av redusert aktivitet for småbedriftene. 

4. Butikkane må vere ute i god tid før anbodsutlysing dersom vi skal komme i inngrep med kommunen  - og kommunen skal rekke å gje avkall på å vere med i den sentrale utlysinga. 

5. Dersom butikken taper eit anbod, kan du jobbe for å bli underleverandør. Det er krevjande for større leverandørar å levere til utkantane.  Bygdebutikken har den fordelen at den er lokalisert nær kjøpar og kan levere med høg grad av service.  Butikken kan difor vere i ein gunstig forhandlingsposisjon med den leverandør som vann anbodet og få ein akseptabel pris for jobben.

Tap av arbeidsplassar

Effekten av sentrale innkjøp råkar ikkje berre bygdebutikkane. Små faghandlarar i mange småkommunar vert også råka.  Sentrale innkjøp ber stein til børa for alle butikkar i distrikta med ein marginal omsetnad.  Desse butikkane lever først og fremst av lokal handel. Når deler av kjøp frå kommunen går til aktørar utanfor kommunen, så kan dette bety reduksjon i tal arbeidsplassar og i verste fall kroken på døra for små faghandelsbedrifter og distriktsbutikkar. 

For kommunen kan følgjene av dette vere redusert folketal på grunn av tapte arbeidsplassar innan handel.  Medfører tap av servicetilbod minkande bulyst og trivsel i lokalsamfunnet, så kan dette hindre tilflytting og forsterke fråflytting.

Handel representerer viktige arbeidsplassar i distrikta. Inntektsoverføringane frå staten til kommunane vert settut frå folketalet i kommunen. Det betyr at redusert lokal handel kan få konsekvensar for kommunane også økonomisk.

«Økonomisk mest fordelaktig»

Dersom val av leverandør medfører redusert lokalhandel og færre arbeidsplassar, er det grunn til å stille spørsmål om ikkje dette må takast med i vurderingane om kva for innkjøp som er best for kommunen.

Kommunane brukar gjerne prinsippet om «den økonomisk mest fordelaktige løysinga» når dei skal vurdere ulike anbod opp mot kvarandre. Men det er ikkje sikkert at sentrale innkjøp verkeleg er den økonomisk mest fordelaktige løysinga for ein distriktskommune - sjølv om innkjøpsprisen isolert sett blir lågare. 

Dersom lokale bedrifter skal få offentlege innkjøp, vil det vere ein fordel om kommunen ikkje deltar i sentrale innkjøpsordningar.  Dersom kommunen lyser ut anbodet, kan kommunen også styre kva som skal vere tildelingskriterium. Då blir det lettare å  sjå effekten av innkjøp ut frå kva som blir konsekvensen for kommune og lokalsamfunn. Lokalkommunen kan velje sjå val av leverandør i eit samfunnsmessig perspektiv, ved å leggje dette inn som ein del av tildelingskriteria for anbodet.

Dette er ikkje å favorisere lokale bedrifter. Det handlar om å utnytte det handlingsrommet som regelverket for offentlege innkjøp opnar for. Alle som deltar i konkurransen og leverer anbod, skal behandlast likt. Men kommunen bestemmer kva som er den økonomisk mest fordelaktige løysinga, ut frå dei kriteria som er sett for konkurransen.   

Framlegg til nytt kriterium

Når kommunane brukar prinsippet om «det økonomisk mest fordelaktige tilbodet» som prinsipp, er det vanleg at dette blir konkretisert gjennom tre kriterium: pris, kvalitet og gjennomføringevne. Kriteria blir gjerne vekta med 40-50 prosent på pris, 30-40 prosent på kvalitet og 20 prosent på gjennomføringsevne.

For å få fram den samfunnsmessige betydninga av eit innkjøp, må ein omdefinere kriteria. Begrepet «nytteverdi»  kan nyttast som eit ekstra kriterium. Det handlar om kva for effekt tilbodet har for kommune og lokalsamfunn. Det kan vere vanskeleg å måle nytteverdi slik som ein til dømes kan evaluere pris.  Men på same måte er det vanskeleg å måle begrep som kvalitet og for så vidt også leveransetryggleik.  Her vil ein i evalueringa av anbodet måtte gjere kvalifisert vurdering og poenggjeving ut frå det tilbydar beskriv.  Slik må ein også gjere ei kvalifisert vurdering av nytteverdi.

Dersom kommunen bestemmer seg for å bruke «nytteverdi» eller «samfunnsnytte» som kriterium, må ein beskrive kva som ligg i dette begrepet og korleis ein vil vekte og evaluere dette kriteriet.  Tilbydarar skal likehandsamast og må få vite kva som ligg i kriteriet. 

Effekt for kommunen

I evalueringa av nytteverdi kan ein gjere ei kvalifisert vurdering av kva effekt val av leverandør vil ha for kommunen.   Det tener ikkje kommunen å spare på innkjøpa dersom ein taper like mykje eller meir på andre område. Kriteriet som handlar om nytteverdi for lokalsamfunn, kan splittast opp i to underpunkt:

1.      Effekt for arbeidsplassar og skatteinntekter

  • Vil tildeling av anbod til leverandør utanfrå kommunen, gi redusert omsetnad og mindre overskot for lokale bedrifter? Vil kommunen få reduserte skatteinntekter? Dette er vanskeleg å måle heilt presist, men her kan det gjerast ei kvalifisert vurdering.
  • Er handelsbedriftene i kommunen så marginale at val av leverandør vil påverke talet på arbeidsplassar?  Taper ein arbeidsplassar ved val av leverandør utanfrå og dette medfører fråflytting og tap av tal innbyggjarar, så taper også kommunen inntekter i form av statlege overføringar. 

2.      Effekt for lokalt servicetilbod

  • Servicetilbodet er viktig for bulyst og trivsel og dermed kor attraktiv kommunen er å busette seg i.  Tap av servicetilbod kan påverke frå- og tilflytting. 
  • I små samfunn kan tap av eitt servicetilbod også påverke andre servicetilbod.  Fråfall av eitt tilbod kan medføre fråfall av andre, rett og slett fordi plassen vert mindre attraktiv og lokalsamfunnet går inn i ein vond sirkel.  I små lokalsamfunn er det ein hårfin balanse for når samfunnet går inn i ei negativ utvikling. 

Dette er eksempel på alternative tildelingskriterium som også ivaretek utvikling av lokalsamfunnet.  Pris, kvalitet og leveringstryggleik ivaretek ikkje dette åleine.  Nytteverdi  eller samfunnsnytte må også vurderast.

Kommunen kan til dømes sette opp følgjande tildelingkriterium (kommunen står fritt til å vekte dei ulike kriteria):

1.      Pris (30 pst.)
2.      Nytteverdi/samfunnsnytte (Effekt for kommune/lokalsamfunn)(30 pst.)
3.      Kvalitet (20 pst)
4.      Gjennomføringsevne (20 pst)

Merkur vil utfordre kommunane til å sjå offentlege innkjøp i ein vidare samfunnsmessig samanheng.  Kva verknad har kommunen sine kjøp på lokalsamfunn og kommuneøkonomi?  Kva er eigentleg den økonomisk mest fordelaktige løysinga for kommunen, totalt sett?

Førde, 27.3. 2017

SKRIV UT: Offentlege innkjøp i distriktsbutikken (pdf)

VEDLEGG:

Eksempel på tildelingskriterium og evaluering av anbod

Dette eksempelet gjeld matleveranse til ein barnehage.

Tildelingskriterium:

Tilbydar må levere eit tilbod som samsvarar med anbodsgrunnlaget for å bli teke med i vurderinga. Val av tilbydar blir gjort i ei samla vurdering av etterfølgjande kriterium. Vekting av kriteria i parantes:

  • Pris (30 %)
  • Leveranse gjev generelle positive effektar for bygda/kommunen (30 %)
  • Kort leveringstid, service og gjennomføringsevne (20 %)
  • Miljømessig berekraftig løysing (20 %)

For kvart kriterium vert det gjeve poeng i skala frå 1-10 etter dei prinsippa som gjeld for evaluering av tilbod.

Eksempel på matrise for evaluering av anbod:

Lokalbutikken kjem i dette eksemplet ut med «det økonomisk mest fordelaktige tilbodet» for kommunen.